Una fiera si gioca in pochi giorni: lo stand è pronto, i materiali sono stampati, ma a fare la differenza sono le persone che accolgono i visitatori. Un buon staff di fiera attira gente allo stand, raccoglie contatti utili e lascia un ricordo positivo del marchio. Ecco come organizzarlo senza sorprese.
Quali ruoli servono allo stand
- Hostess e steward: accoglienza, prime informazioni, gestione degli appuntamenti con i commerciali, distribuzione di cataloghi e gadget.
- Promoter: un ruolo più commerciale, che presenta il prodotto, lo fa provare e coinvolge chi passa davanti allo stand.
- Interpreti o personale multilingue, se attendi visitatori stranieri.
- Animatori o performer, se vuoi creare un momento di richiamo (una dimostrazione, un quiz, una piccola esibizione).
Quante persone prevedere
Dipende dalla dimensione dello stand, dagli orari di apertura e da quanti commerciali saranno presenti. Qualche criterio pratico:
- prevedi sempre almeno una persona all'ingresso dello stand quando i commerciali sono impegnati in riunione;
- per giornate lunghe organizza turni e pause: chi lavora otto ore in piedi rende meglio con il cambio;
- se fai degustazioni o dimostrazioni, aggiungi una persona dedicata solo a quell'attività.
Quando prenotare
Nei periodi delle grandi manifestazioni il personale esperto viene richiesto da molti espositori. Conviene contattare le persone con qualche settimana di anticipo, confermare le date e tenere una riserva. Per eventi piccoli o locali spesso bastano pochi giorni.
Cosa scrivere nella richiesta
Una richiesta chiara riceve risposte più veloci. Su MyWings, nella richiesta di prenotazione, indica:
- nome della fiera, padiglione e numero dello stand;
- date, orari di convocazione e durata di ogni giornata;
- mansioni previste e lingue richieste;
- dress code e se fornisci tu la divisa;
- compenso proposto, oppure "da definire", ed eventuali rimborsi per viaggio e pasti.
Prima dell'apertura
Dedica mezz'ora a un breve briefing: presenta i prodotti principali, spiega come registrare i contatti e chi chiamare per le richieste commerciali. Lo staff che conosce gli obiettivi lavora meglio e si sente parte della squadra.
Come trovare lo staff su MyWings
Nella pagina Hostess e steward per eventi e in quella dei promoter e brand ambassador trovi i profili pubblici; iscrivendoti puoi usare i filtri per servizio, città, lingue e disponibilità e contattare direttamente ogni persona. MyWings non è un'agenzia e non trattiene commissioni: compenso e dettagli li concordate tra voi. Dopo la fiera potete lasciarvi una recensione, utile a chi organizzerà il prossimo evento.
Domande frequenti
Meglio hostess o promoter per uno stand?
Se l'obiettivo è accogliere e smistare i visitatori, servono hostess e steward; se vuoi far provare il prodotto e generare contatti commerciali, un promoter è più adatto. Molti stand prevedono entrambi.
Posso prenotare la stessa persona per tutti i giorni della fiera?
Sì: indica tutte le date nella richiesta o concordale in chat dopo il primo contatto.
Chi paga lo staff?
L'espositore, direttamente alla persona, secondo l'accordo preso. MyWings non gestisce i compensi.
